業務の効率化をしたら課長の仕事が大変なことになった話

もうだいぶ時が経ったのでもう少し話してもいいだろうと思う思い出話。
開発の仕事として過去最大級に大変だった現場の話なのだが・・・
http://nakagami.blog.so-net.ne.jp/2010-06-19
http://nakagami.blog.so-net.ne.jp/2012-09-29

今回は、その開発過程の話でなくてできあがったものの話を書いておく。

生命保険に入るためには色々な書類を出す。その紙を査定担当者が見て、生命保険に加入させられるかどうか査定していた。それを、新システムでは紙をスキャンして電子的に決済ワークフローに乗せて
査定を回そうというものだった。
生命保険に入ろうとすると、加入したい人が書いた申請書の他に、健康診断をした医者の診断書とか収入証明書とかあって、それも来る順番がいろいろなのに来たところから査定するとか、システム的な難しさはあるのだけど、それはさておき、どうもその頃同業他社でそういうイメージワークフローの導入がはやったっぽいのである。

業務の効率化をして、査定部署で余った人員を営業にと、そういうもくろみだったようだ。
開発途中に親切にしてくれた査定担当の若い女性達について
「あの人達、このシステムできたらリストラされて営業にまわされちゃうんだよ。」
というようなことを言われた。

さて、苦労はしたものの、１ヶ月平行運用というところまでこぎ着けた。
査定担当者も、今まで紙でバラバラっと見て確認してたのに、パソコンで画像を拡大したり移動したりして大変だろうなぁと思ったのだけれどももっとも大変そうなのは課長だった。

何しろ、査定結果全ての承認印を電子的に押さないといけないのだが、その操作が煩雑なのである。
紙であれば、（書類を見ないで）紙をぱらぱらっとめくって課長印の欄にぽんぽんっと押印すれば良かったのだが、新システムになったらアイコンをクリックして開かないといけないし、査定者のコメントとか画像をスクロールして一番したまで持っていかないとハンコ押せないようになっていた。
（細かい操作は覚えてないが、とにかく承認の操作が非常に煩雑であった）
新システムになったら課長は一日ハンコを押し続けなくてはならなっくって、ハンコを押すためには、ろくに書類を見ている余裕がなくなった。いや、それどころかハンコ押すだけしかしてなくて残業しまくってたみたい

形式的には
「部下からあがってきた査定結果の書類を全部見て承認しないといけない」
となっていた業務をそのままシステム化したら、あんなになった。
本当は、「部下からコメントがあがったものだけ書類見て、他は見ないで承認していた」んだろう。

開発の最後で僕は現場を離れたので、あのシステムで業務がうまく回るようになったかどうか知らない。
しかし、あの課長のハンコだけは、システムと内規を変えないことにはどうしようもないだろうなぁ、と思っている。

「そしてまあ、手動でやってたことを規定にそってシステム化しようとしたら大変になった。そんなような話はよくあるよね」
という話を今日した。

作る方としては「それじゃうまく業務が回らんだろうなぁ」と思うことはあるが、関係者を説得するのは難しいし、作るほうだってやってみないと分からない部分もあるし（運用者のスキル等の要素もあるし） いったん作って運用して直していくしかないと思っている